Cambiare ufficio:
cosa non dimenticare
Ti è mai capitato di dover cambiare ufficio? Certo che si, a chi non è capitato.
Che stress; quante cose da tenere in considerazione; quante cose a cui pensare: scatoloni da fare e disfare, arredi da imballare e proteggere, documenti da catalogare prima di essere impacchettati o inviati al macero.
Ho raccolto quei documenti?
Ho distrutto correttamente quegli altri in quell’armadio?
Ho protetto adeguatamente i monitor contro eventuali urti?
E gli archivi dell’amministrazione con tutti quei documenti riguardanti i miei clienti? Non avrò mica lasciato aperti gli scatoloni col rischio che gli spedizionieri ne faccino volare via qualcuno con una folata di vento?
Ho ben protetto tutti i miei digitali sugli hard disk dei miei desktop, dei miei server e dei miei supporti removibili?
Ecco lo sapevo, non ci hai pensato!
Nessuno di noi ci pensa mai, ma i dati contenuti su un supporto removibile, la banalissima e volgarmente detta “chiavetta usb”, può andare smarrita come un qualsiasi documento cartaceo del tuo archivio o essere danneggiata come qualsiasi oggetto del tuo arredo a cui tieni tanto.
Ma non si tratta solo di perdere i dati o danneggiare i supporti.
Infatti, indipendentemente dal fatto che un trasloco è sempre e comunque un pericolo per qualsiasi oggetto del tuo ufficio e può portare a far cadere e a danneggiare degli hard disk o semplicemente perdere delle componenti hardware (vedi la pen drive di prima), ci sono dei rischi legati alla sicurezza dei dati che devono essere tenuti in conto quando si pianifica un trasferimento di sede.
Proteggere l'hardware
Un problema comune nel cambiare ufficio, come abbiamo già scherzosamente fin qui descritto, è il danno hardware ai sistemi di storage: alcune apparecchiature sono molto più sensibili di altre agli urti ed ai cambiamenti di temperatura ed umidità.
In questi casi fondamentale, per prevenire questo tipo di danni, è l’imballaggio utilizzato ed il modo di maneggiarli.
Sarebbe anche opportuno, prima di imballare la strumentazione, verificare il corretto funzionamento delle apparecchiature: indicatori di errore come un LED acceso o dei rumori anomali provenienti dall’hard disk potrebbero essere sintomo che il dispositivo ha iniziato a danneggiarsi e di conseguenza è maggiormente vulnerabile agli urti.
Documentare l'infrastruttura prima di cambiare ufficio
Sembrerà banale o superfluo, ma documentare ogni cosa può facilitarti di molto la ripartenza: quali cavi erano connessi a cosa?
Prova ad immaginare cosa potrebbe succedere se, durante il trasferimento di un grosso server con un cablaggio complesso, un cavo venisse inserito nel posto sbagliato: l’infrastruttura del tuo ufficio, i desktop, le stampanti, le multifunzione non comunicherebbero più tra loro.
un classico esempio in cui documentare i cablaggi è tutt'altro che superfluo.
Sicurezza fisica
Gente che va, gente che viene: e chi ha preso cosa?
Nel caos del trasloco, quando le persone entrano ed escono continuamente cercando di ultimare quanto prima i lavori di trasloco e cambiare ufficio quanto prima, qualcuno potrebbe approfittarne entrando negli uffici ed appropriandosi di materiale molto importante: documenti, hard drive, pen drive, etc.
Che fare.
Be, non resta che prestare la massima attenzione ed essere certi del luogo in cui si custodiscono le apparecchiature contenenti dei dati importanti: ricorda , quei dati sono si importanti per te ed il tuo lavoro, ma sono altrettanto importanti per i tuoi clienti che potrebbero veder diffondere i loro dati personali o sensibili.
Processi di recupero
E se qualcosa va storto e nella frenesia del trasloco per cambiare ufficio ed un dispositivo di archiviazione dovesse danneggiarsi o essere smarrito? Hai già previsto come recuperare i dati in esso contenuti?
Ecco il motivo per cui, prima di disinstallare le apparecchiature per trasferirle presso la nuova sede, dovresti essere sicuro d’aver aggiornato i tuoi piano di backup e di disaster recovery.
Attendere di subire un danneggiamento del dispositivo prima di farne il backup non è una buona strategia.
Ma forse quello che abbiamo fin qui descritto no ti riguarda tanto tu hai deciso di sostituire le tue macchine con nuovi modelli più performanti?
Dismissione delle apparecchiature
Bene, ottimo. Avrai quindi sicuramente copiato tutti i tuoi dati su un supporto temporaneo prima di trasferirli sulle nuove macchine quando hai deciso di cambiare ufficio.
E tutte le informazioni che erano memorizzate sulle vecchie macchine?
Ti sei accertato d’averle correttamente eliminate e rese irrecuperabili prima di metterle in vendita o smaltirle presso i centri di recupero Raee?
Be, se non lo hai fatto potresti avere grossi problemi legali ed amministrativi, arrivando a sanzioni amministrative fino a 10 o 20 milioni di euro oppure al 2% o al 4% del fatturato mondiale annuo dell’esercizio precedente, in relazione al tipo di violazione.
General Data Protection Regulation - GDPR
Il 25 maggio 2018 è diventato esecutivo il General Data Protection Regulation, semplicemente chiamato GDPR (Regolamento UE 2016/679), che ha aggiornato le regole per la tutela dei dati personali al fine di renderle più aderenti alle esigenze attuali ed al passo coi tempi (internet, social network,dati consumer, etc.)
La cancellazione dei dati, ed il diritto che ciascuno ha alla cancellazione dei propri dati, è previsto nel GDPR all’articolo 4 punto 2 (Definizioni) dove, nella definizione di “trattamento“, vengono incluse attività quali “la cancellazione o la distruzione“.
Ne fa cenno anche l’articolo 17 (Diritto alla cancellazione <<diritto all’oblio>>) dove, nel punto 1, enuncia che “L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo …” .
E poi ancora nell’articolo 5 punto e (Principi applicabili al trattamento di dati personali) dove si dice che “i dati personali sono conservati … per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati…”.
Garante della Privacy
Nel provvedimento del Garante della Privacy del 13 ottobre 2008 (G.U. n. 287 del 9 dicembre 2008) denominato “Rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (Raee) e misure di sicurezza dei dati personali, il Garante richiama l’attenzione sulla necessità di cancellare i dati personali dai dispositivi elettronici destinati ad essere reimpiegati, riciclati o smaltiti a fine vita.
Possiamo occuparcene noi
Ti riproponiamo la domanda di prima:
ti sei accertato d’aver correttamente eliminato e reso irrecuperabili tutte le informazioni ed i dati personali tuoi ma soprattutto dei tuoi clienti prima di mettere in vendita o smaltire presso i centri di recupero Raee i tuoi dispositivi giunti a fine vita?
Se non lo hai fatto, o se non sai come fare, contattaci e ce ne occuperemo noi!
Grazie ai nostri partner, possiamo svolgere tutte le attività necessarie previste dalle normative in vigore rilasciandoti, a fine processo di eliminazione, un report dettagliato dell’intero processo con le specifiche relative alla preparazione, cancellazione, analisi del dispositivo ed i risultati emersi.
Fonte: www.ontrack.com